Lijsten in Trello

Doet het woord Trello bij jou een belletje rinkelen? Alleen maar goed! Dat betekent dat jij al kennis hebt gemaakt met deze handige tool. Zegt Trello je niks of wil je er meer over leren? Lees dan zeker verder! Ik leg je vandaag uit hoe je Trello kan inzetten om overzicht te houden over je werk, lopende projecten, klanten en meer. En: hoe je dat samen kan doen!

Trello is tool waarmee je aan ‘projectmanagement’ kan doen. Een extreem simplistische, gebruiksvriendelijke tool die daardoor heel gemakkelijk aan te leren is en vrijwel iedereen bevalt. Ik ken weinig mensen die het niet blijven gebruiken eens ze de voordelen ervan hebben ontdekt!

Borden in Trello

Borden en teams

Het bijzondere aan Trello is de structuur met borden. Eens je een account hebt aangemaakt en bent ingelogd, zie je jouw persoonlijke overzichtspagina op Trello.com. Daarop staan zowel jouw persoonlijke borden als de borden die je deelt met andere mensen/een team. Dat is ook meteen een eerste sterkte van Trello: je kan voor je bedrijf/vriendengroep/projectteam een ‘team’ aanmaken waaronder je verschillende borden kan plaatsen.

Stel bijvoorbeeld dat je in groep een communicatie-advies moet formuleren. Je kan dan per fase van het project een bord aanmaken binnen je adviesteam. Bord één is bijvoorbeeld deskresearch, bord twee fieldresearch, bord drie is voor je tussentijdse conclusie enzovoort. Een bord is een schermvullende pagina waarop verschillende lijsten staan. Per bord kan je een achtergrondkleur instellen, een titel geven en bepalen wie wat kan zien (er zijn nog meer opties voor premium accounts, maar dit is de essentie).

Lijsten in Trello

Lijsten

Zoals ik al aanhaalde heb je na het niveau van de borden, het niveau van de lijsten. Het bijzondere aan Trello is dat binnen één bord alle lijsten horizontaal naast elkaar worden gerangschikt. De lijsten kan je gemakkelijk verslepen om ze een andere plek te geven. Ik vind het zelf een aparte, niet-standaard opbouw zo met die horizontale structuur. Maar eigenlijk bevalt die supergoed!

Een index in Trello

Een index

Wat handig is, is om je meest linkse lijst te voorzien van de nodige informatie en ‘guidelines’. Zo kan je in die kolom aangeven wat de bedoeling van het bord is, welke lijsten er zijn (inhoudsopgave), wat waar moet komen en bijvoorbeeld wat de betekenis is van de verschillende kleurcodes.

Kaarten in Trello

Kaarten

Het volgende niveau na het niveau van de lijsten, is dat van de kaarten. Binnen één lijst (horizontale structuur) kan je allemaal elementen groeperen op een verticale manier. Heb je bijvoorbeeld als lijsten “content januari”, “content februari” en “content maart”, dan kan je met je kaarten “1/1: Nieuwjaarspost”, “2/1: plaatje van Nieuwjaarsborrel” etc. vormen (onder mekaar).

Geef kaarten altijd een korte en duidelijke titel. Het is niet de bedoeling (tenminste — ieder zijn ding uiteindelijk, dit zijn maar mijn tips) om de inhoud van je kaart al meteen in de titel te gooien. Ikzelf kies voor een korte omschrijving en voeg de effectieve inhoud toe op het nog dieperliggend niveau.

Kaart in Trello

Kaart detail Trello

Inhoud van een kaart

Want ja, zo’n dieperliggend niveau is er! Als je op een kaart doorklikt, kan je daar ook weer van alles mee doen.

  • In de beschrijving plaats je best de uitgebreide uitleg over een bepaald item in je lijst. Bijvoorbeeld “1/1: Nieuwjaarspost” wordt daar verder uitgelegd als zijnde een post met goede voornemens en een reflectie op het vorige jaar.
  • Iedereen die bijdraagt aan een lijst kan opmerkingen plaatsen bij kaarten. Handig voor overleg rond onderwerpen, want je krijgt telkens wanneer er een opmerking is geplaatst een notificatie (rechtsbovenaan je Trello pagina).
  • Onder ‘activiteit’ zie je alles wat er gebeurd is met een kaart. Zeer praktisch voor bijvoorbeeld rapportering achteraf, of om na te gaan of iedereen zijn taak oppakt.
  • Je kan specifieke leden aan een kaart toevoegen. Dat is handig om de taken binnen een groepswerk te verdelen. Ieder weet dan precies wat hem/haar te doen staat.
  • Je kan ook checklists en bijlagen bij een kaart plaatsen. Een checklist vind ik zelf erg handig: dan splits je de taak (kaart) nog eens op in deeltaken. Voor het schrijven van een blogbericht kan dat bijvoorbeeld zijn: info zoeken, beeld zoeken, beeld bewerken, tekst schrijven, tekst nalezen, opmaak. Je kan dan telkens afvinken wanneer iets is gebeurd. Met bijlagen voeg je de nodige info toe (om bijvoorbeeld research met meerdere personen te vergemakkelijken) zoals documenten, afbeeldingen e.d.

Labels in Trello

Labels

Een heel fijn aspect dat ik nog niet specifiek toelichtte, is dat je bij Trello gebruik kan maken van labels. Labels zijn gekleurde balkjes die je toevoegt aan kaarten, waarmee je bijvoorbeeld de voortgang, thema’s of andere zaken kan markeren. Je kan zelf labels aanmaken en verschillende kleuren een betekenis geven. Een manier van labelen kan bijvoorbeeld zijn: rood = nog niet aan begonnen, oranje = mee bezig, groen = klaar. Zo zie je in je Trello overzicht heel gemakkelijk per kaart of iets al dan niet is uitgevoerd. Je hoeft ook niet steeds te checken bij anderen waar zij al staan: dat zie je middels de labels.

Trello voor professionele doeleinden

Trello is geweldig voor je eigen organisatie (ik gebruik dit als ‘dagelijkse planner’ en om per klant een overzicht te bewaren van de strategie die we beetje bij beetje tackelen. Elke lijst binnen mijn ‘klanten’-bord hoort bij één klant, met per kaart (die ik heb aangevuld met een deadline-datum, zo valt het extra op wanneer de deadline van een taak nadert) alle to-do’s onder elkaar per kaart. Bovenaan het meest dringende, onderaan meer toekomstzaken. Ik gebruik daarnaast ook labels om de vooruitgang van zaken aan te duiden (dezelfde als ik in de alinea hierboven al duidde).

Je kan Trello ook gebruiken samen met je klanten (of collega’s – als je een bord maakt met algemene bedrijfs-to-do’s!). Zo heb ik samen met een klant sinds kort een bord waarin inspiratie en planning samenkomen. In sommige lijsten delen we per leverancier interessante content voor de toekomst (zo moet er ook niet steeds over en weer gemaild worden à la “Dit kan nog interessant zijn voor een blog”), in andere lijsten staat per kanaal een toekomstplan uitgestippeld. Mét handige labels. Maak ik bijvoorbeeld een contentkalender voor de komende maand, dan duid ik bij de inspiratie-lijsten aan welke kaarten ik in de contentkalender heb opgenomen. De klant plaatst er vervolgens een groen label naast als dat is goedgekeurd. En wanneer het bijvoorbeeld is ingepland, zal ik er nog een label aan toevoegen. Zo handig!

Trello is echt een tool die je moét uitproberen. Bevalt het niet, geen probleem: het is toch gratis (al bestaat er ook een betalende bedrijfsversie). Maar niet-zo-stiekem denk ik dat je er dol op gaat zijn. Een overzichtelijke, gestructureerde manier van plannen die toch nét dat tikkeltje anders is dan een agenda (minder project-based, meer op tijd gebaseerd) of een to-do-lijst (minder overzichtelijk want alleen verticale structuur). Met Trello werk je al je projecten – ook in team – vlot af, geef je ze betekenisvolle informatie mee en houd je overzicht dankzij de combinatie van lijsten, kaarten en borden. Een must-try!

0 Comments

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *